пр. Карла Маркса, д. 192, оф. 819
г. Самара, Самарская область
Заказать звонок
+7 846 300 44 59
sam.sferapro@yandex.ru
Карла Маркса, д 192, оф 819

Как оформить МЧД

С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации стала обязательной.
Оставить заявку
Антонова Ольга
руководитель "ЦСБ Сфера PRO"
Автор:
7 мин

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

МЧД - электронный документ в формате XML, подтверждающий законную возможность сотрудника действовать от имени организации. Он используется в связке с КЭП юридического либо физического лица. Иными словами, это аналог бумажной доверенности, необходимый при подписании бумаг с помощью КЭП. В нем указаны данные о руководителе и представителе компании, полномочиях последнего, сроке действия МЧД.

При использовании машиночитаемой доверенности налоговые органы не запрашивают бумажную, а у индивидуальных предпринимателей исчезает необходимость обращаться к нотариусу для заверения этого документа.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)

В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени организации. С их помощью работник может:
  • Сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, СФР
  • Работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»
  • Вести электронный документооборот с контрагентами
  • Подписывать договоры и заверять любые другие документы
Создавайте МЧД для отправки электронных документов контрагентам и сдачи отчетности в контролирующие органы

Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

  • Экономия

    Сокращаются траты на доставку МЧД представителю компании, если он находится в другом регионе. Кроме того, использование цифровой доверенности вместо бумажной снижает расходы на печатные материалы.

  • Надежность

    Исключена подделка рукописной подписи первого лица сотрудниками компании, так как нет необходимости в ее использовании. При создании МЧД руководитель организации обязан удостоверить её с помощью собственной КЭП, зарегистрировать и передать на хранение в ФНС. Альтернативой блокчейна налоговой службы могут стать информационные системы доверителя, оператора ЭДО или органов исполнительной власти. Важное условие: хранение МЧД должно быть публичным, а данные о руководителе фирмы доступными.

  • Удобство

    Использование МЧД в работе сокращает время на управление документом. Чтобы оформить, передать уполномоченному лицу или отозвать доверенность, достаточно доступа к интернету и наличия КЭП руководителя.

Как начать работать с МЧД

Выпустить КЭП физлица на доверенное лицо
Создать для доверенного лица МЧД

Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется

  • ✔ Выпустить сертификат КЭП физлица на доверенное лицо

    Первому лицу компании необходимо получить сертификат КЭП сотрудника, на которого запланировано оформление МЧД. Для этого следует обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр.

    Мы рекомендуем воспользоваться услугами ЦСБ Сфера PRO.

  • ✔ Создать для доверенного лица МЧД

    С помощью сервиса "Создание и проверка доверенности в электронном виде", размещенного на сайте ФНС, оформите МЧД и подпишите с применением КЭП. Сервис помогает создавать документ, загрузить его себе и применять до истечения срока действия.

    Так же, Вы можете воспользоваться сервисом "Астрал Доверенность".

    ВАЖНО! В сервисах сдачи отчетности МЧД формируется автоматически. Управляйте МЧД в сервисах ГК "Калуга Астрал" и ООО "Такском" без сторонних программ и сайтов.

Принципы работы МЧД

Кто может оформить МЧД

Выдать может только лицо, которое вправе действовать от имени организации
или индивидуального предпринимателя без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор компании.

В документе указывают информацию
о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа.

Присваивают идентификационный номер
и подписывают КЭП руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Как выпустить МЧД

Директор или сотрудник вносит данные в электронную доверенность на сайте ФНС в формате xml или в системах электронного документооборота.

Готовую машиночитаемую доверенность должен подписать руководитель организации или ИП своей электронной подписью.

Напомним, что в сервисах сдачи отчетности МЧД формируется автоматически. Управляйте МЧД в сервисах ГК "Калуга Астрал" и ООО "Такском" без сторонних программ и сайтов.

Как отправить МЧД

Если МЧД хранится в собственной информационной системе (ИС), её необходимо прикрепить отдельным файлом к пакету документов и отправить.

Если в сторонней ИС — указать идентификационный номер и отправить контрагенту или в государственный орган. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей.

Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные

Как отозвать МЧД

Передоверить машиночитаемую доверенность невозможно. При увольнении сотрудника или передачи его полномочий другому лицу, директор должен выпустить новую МЧД на нового сотрудника, а на увольняемого - отозвать электронную доверенность.

Для этого отправляют соответствующее уведомление в информационную систему, где хранится документ. После этого она перестает действовать.

Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:

  • обязанности переданы другому сотруднику;
  • уполномоченный работник уволен или переведен на другую должность.
В таких случаях директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится документ. У каждой информационной системы своя форма заявления.

Как применять электронные доверенности (МЧД) в ЕИС

В случае, если от лица организации действует лицо по доверенности, а не руководитель, то с 1 сентября 2024 года машиночитаемая доверенность станет обязательной.

До 1 сентября 2024 года подписывать документы можно КЭП, выданной на сотрудника организации, без применения МЧД.

Со 2 октября 2023 года участники закупок (поставщики и заказчики) могут выдавать МЧД в ЕИС.

ВАЖНО! Доверенности, необходимые для закупок, формируются и размещаются исключительно в ЕИС. Из других информационных систем МЧД поступать не будут.

Что нужно, чтобы выдать МЧД по 44-ФЗ

Для выдачи МЧД по 44-ФЗ необходимо выполнить 3 шага
Настроить права доступа сотрудникам, которым понадобится МЧД в ЕИС
  • В личном кабинете в разделе «Администрирование» перейдите к пункту «Пользователи организации»
  • Выберите сотрудника и нажмите на кнопку «Регистрационные данные».
  • В разделе «Права доступа» выберите нужные сотруднику права и нажмите «Сохранить».
  • Возле права доступа, для которого нужна МЧД, появится специальная иконка. Например, разместить извещение о закупке без МЧД не получится.
Кто имеет доступ к реестру доверенностей ЕИС

Просмотреть реестр может как руководитель организации, так и сотрудник как доверенное лицо. Документ получится распечатать или скачать.

Как отображается МЧД

Возле документа, который подписали с помощью МЧД, появится соответствующая иконка.

Если нажать на иконку, можно увидеть доверенность с реквизитами и сведениями о доверителе, представителе и лицах – передоверителях.

Как заказчик и поставщик будут использовать МЧД на площадке и в системе

На примере подписания контракта:

Если контракт подписывает руководитель организации, доверенность не понадобится, если подпись ставит другое лицо – нужна МЧД, от оператора площадки МЧД поступит заказчику.

Если контракт подпишет иное лицо, которое в доверенности не уполномочено на такие действия, заказчик признает победителя уклонившимся от заключения контракта (ст. 51 Закона № 44-ФЗ).


При работе с МЧД необходимо учитывать четыре правила

Правило №1
Если в ЕИС расширить сотруднику список полномочий, нужно выдать новые МЧД на эти полномочия.
Правило №2
Если МЧД выдана в порядке передоверия, а у доверителя отменили или отозвали доверенность, все выданные доверенности автоматически станут недействительными.
Правило №3
Если истек срок действия МЧД, нужно выдать новую доверенность. Срок МЧД автоматически не пролонгируется.
Правило №4
В случае смерти, увольнения, банкротства, ликвидации доверителя МЧД будет действовать, пока ее не отменит новое лицо, которое вправе действовать без доверенности.

Оставить заявку

Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данныхи соглашаетесь c политикой конфиденциальности