С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации стала обязательной.
МЧД - электронный документ в формате XML, подтверждающий законную возможность сотрудника действовать от имени организации. Он используется в связке с КЭП юридического либо физического лица. Иными словами, это аналог бумажной доверенности, необходимый при подписании бумаг с помощью КЭП. В нем указаны данные о руководителе и представителе компании, полномочиях последнего, сроке действия МЧД.
При использовании машиночитаемой доверенности налоговые органы не запрашивают бумажную, а у индивидуальных предпринимателей исчезает необходимость обращаться к нотариусу для заверения этого документа.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)
В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени организации. С их помощью работник может:
Сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, СФР
Работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»
Вести электронный документооборот с контрагентами
Подписывать договоры и заверять любые другие документы
Создавайте МЧД для отправки электронных документов контрагентам и сдачи отчетности в контролирующие органы
Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
Экономия
Сокращаются траты на доставку МЧД представителю компании, если он находится в другом регионе. Кроме того, использование цифровой доверенности вместо бумажной снижает расходы на печатные материалы.
Надежность
Исключена подделка рукописной подписи первого лица сотрудниками компании, так как нет необходимости в ее использовании. При создании МЧД руководитель организации обязан удостоверить её с помощью собственной КЭП, зарегистрировать и передать на хранение в ФНС. Альтернативой блокчейна налоговой службы могут стать информационные системы доверителя, оператора ЭДО или органов исполнительной власти. Важное условие: хранение МЧД должно быть публичным, а данные о руководителе фирмы доступными.
Удобство
Использование МЧД в работе сокращает время на управление документом. Чтобы оформить, передать уполномоченному лицу или отозвать доверенность, достаточно доступа к интернету и наличия КЭП руководителя.
Как начать работать с МЧД
Выпустить КЭП физлица на доверенное лицо
Создать для доверенного лица МЧД
Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется
✔ Выпустить сертификат КЭП физлица на доверенное лицо
Первому лицу компании необходимо получить сертификат КЭП сотрудника, на которого запланировано оформление МЧД. Для этого следует обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр.
Мы рекомендуем воспользоваться услугами ЦСБ Сфера PRO.
✔ Создать для доверенного лица МЧД
С помощью сервиса "Создание и проверка доверенности в электронном виде", размещенного на сайте ФНС, оформите МЧД и подпишите с применением КЭП. Сервис помогает создавать документ, загрузить его себе и применять до истечения срока действия.
ВАЖНО! В сервисах сдачи отчетности МЧД формируется автоматически. Управляйте МЧД в сервисах ГК "Калуга Астрал" и ООО "Такском" без сторонних программ и сайтов.
Принципы работы МЧД
Кто может оформить МЧД
Выдать может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор компании.
В документе указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа.
Присваивают идентификационный номер и подписывают КЭП руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Как выпустить МЧД
Директор или сотрудник вносит данные в электронную доверенность на сайте ФНС в формате xml или в системах электронного документооборота.
Готовую машиночитаемую доверенность должен подписать руководитель организации или ИП своей электронной подписью.
Напомним, что в сервисах сдачи отчетности МЧД формируется автоматически. Управляйте МЧД в сервисах ГК "Калуга Астрал" и ООО "Такском" без сторонних программ и сайтов.
Как отправить МЧД
Если МЧД хранится в собственной информационной системе (ИС), её необходимо прикрепить отдельным файлом к пакету документов и отправить.
Если в сторонней ИС — указать идентификационный номер и отправить контрагенту или в государственный орган. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей.
Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные
Как отозвать МЧД
Передоверить машиночитаемую доверенность невозможно. При увольнении сотрудника или передачи его полномочий другому лицу, директор должен выпустить новую МЧД на нового сотрудника, а на увольняемого - отозвать электронную доверенность.
Для этого отправляют соответствующее уведомление в информационную систему, где хранится документ. После этого она перестает действовать.
Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:
обязанности переданы другому сотруднику;
уполномоченный работник уволен или переведен на другую должность.
В таких случаях директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится документ. У каждой информационной системы своя форма заявления.
Как применять электронные доверенности (МЧД) в ЕИС
В случае, если от лица организации действует лицо по доверенности, а не руководитель, то с 1 сентября 2024 года машиночитаемая доверенность станет обязательной.
До 1 сентября 2024 года подписывать документы можно КЭП, выданной на сотрудника организации, без применения МЧД.
Со 2 октября 2023 года участники закупок (поставщики и заказчики) могут выдавать МЧД в ЕИС.
ВАЖНО! Доверенности, необходимые для закупок, формируются и размещаются исключительно в ЕИС. Из других информационных систем МЧД поступать не будут.
Что нужно, чтобы выдать МЧД по 44-ФЗ
Для выдачи МЧД по 44-ФЗ необходимо выполнить 3 шага
Настроить права доступа сотрудникам, которым понадобится МЧД в ЕИС
В личном кабинете в разделе «Администрирование» перейдите к пункту «Пользователи организации»
Выберите сотрудника и нажмите на кнопку «Регистрационные данные».
В разделе «Права доступа» выберите нужные сотруднику права и нажмите «Сохранить».
Возле права доступа, для которого нужна МЧД, появится специальная иконка. Например, разместить извещение о закупке без МЧД не получится.
Заполнить доверенность
В разделе «Уведомление» выберите пункт «Выдать доверенность».
На экране появится доверенность. Часть сведений заполнится в документе автоматически, остальные данные нужно дозаполнить вручную.
Подписать доверенность
На экранной форме доверенности поставьте галочку «Я подтверждаю, что согласен на подписание указанной информации своей электронной подписью и размещение ее в реестре доверенностей ЕИС».
Нажмите на две кнопки: «Подписать» и «Разместить».
Все доверенности имеют одинаковую форму и будут поступать на хранение в реестр доверенностей ЕИС.
Кто имеет доступ к реестру доверенностей ЕИС
Просмотреть реестр может как руководитель организации, так и сотрудник как доверенное лицо. Документ получится распечатать или скачать.
Как отображается МЧД
Возле документа, который подписали с помощью МЧД, появится соответствующая иконка.
Если нажать на иконку, можно увидеть доверенность с реквизитами и сведениями о доверителе, представителе и лицах – передоверителях.
Как заказчик и поставщик будут использовать МЧД на площадке и в системе
На примере подписания контракта:
Если контракт подписывает руководитель организации, доверенность не понадобится, если подпись ставит другое лицо – нужна МЧД, от оператора площадки МЧД поступит заказчику.
Если контракт подпишет иное лицо, которое в доверенности не уполномочено на такие действия, заказчик признает победителя уклонившимся от заключения контракта (ст. 51 Закона № 44-ФЗ).
При работе с МЧД необходимо учитывать четыре правила
Правило №1
Если в ЕИС расширить сотруднику список полномочий, нужно выдать новые МЧД на эти полномочия.
Правило №2
Если МЧД выдана в порядке передоверия, а у доверителя отменили или отозвали доверенность, все выданные доверенности автоматически станут недействительными.
Правило №3
Если истек срок действия МЧД, нужно выдать новую доверенность. Срок МЧД автоматически не пролонгируется.
Правило №4
В случае смерти, увольнения, банкротства, ликвидации доверителя МЧД будет действовать, пока ее не отменит новое лицо, которое вправе действовать без доверенности.
Оставить заявку
Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данныхи соглашаетесь c политикой конфиденциальности