Электронный путевой лист: как работает система и как она связана с ГИС ЭПД

Электронный путевой лист: как работает система и как она связана с ГИС ЭПД

Антонова Ольга

руководитель "ЦСБ Сфера PRO"

Автор:

15 мин

Главная
→
Блог
→
Электронный путевой лист: как работает система и как она связана с ГИС ЭПД

Что такое электронный путевой лист и зачем нужен

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — цифровой аналог бумажного путевого листа, документа, предназначенного для контроля за водителем и автомобилем. В нём фиксируют маршрут, пробег, информацию о техническом состоянии машины и другие ключевые показатели.

Путевой лист сейчас точно такой же обязательный документ, каким и был раньше: без него невозможно вывести на рейс водителя любого транспортного средства.

Путевые листы необходимы для следующих задач:

Повышения безопасности на дорогах

Начисления зарплаты водителям

Представления сотрудникам ГИБДД по их требованию

Подтверждения расходов на ГСМ для исчисления налогов

Контроля со стороны заказчика перевозки, что водитель прошёл необходимый медосмотр, а транспортное средство – техническую проверку

Подтверждения применения водителем личного транспорта в служебных целях при выплате компенсации

Что собой представляет электронный путевой лист

Это электронный документ, состоящий из нескольких файлов обмена формата XML. Формат электронного путевого листа установлен Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7−26/116@ и обязателен к применению участниками электронного взаимодействия.

Формирование электронных путевых листов не по формату, установленному ФНС России, не предусмотрено. По всей видимости, формат будет доработан с учетом новых требований к путевым листам, применяемых с 1 сентября 2023 г.

Заполнение Титулов путевого листа

Электронный путевой лист состоит из 6 отдельных файлов — Титулов.

Каждый титул содержит определённый набор информации:

Информация об
обстоятельствах и особенностях рейса

1. Информация о виде перевозки и виде сообщения
2. Информация о лице, оформившим путевой лист
3. Сведения о транспортном средстве
4. Сведения о водителе

После заполнения и подписания первых четырёх Титулов происходит отправка путевого листа в ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов).

После успешной отправки в ГИС ЭПД и получения положительного ответа в системе формируется QR-код.

По окончании рейса/смены необходимо заполнить и подписать Титул 5 и Титул 6.

Кто и когда подписывает ЭПЛ

ЭПЛ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью Госключа (УНЭП ГК).

Электронную подпись ставят:

Титул-1

Владелец транспортного средства или арендодатель в момент оформления путевого листа
Титул-2, Титул-6

Медицинский сотрудник, когда оформляет медосмотр до (после) рейса, смены
Титул-3

Ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС при фиксации технического состояния транспортного средства. Он указывает дату, время выхода ТС на линию и проведения дорейсового контроля
Титул-4, Титул-5

Уполномоченное лицо ответственное за снятие показателей одометра на конкретную дату/время, которые фиксируются при въезде/выезде ТС, а также передаче его другому

Оформление электронного путевого листа заканчивается подписанием пятого или шестого Титула.
Водителю не нужно подписывать Электронный путевой лист.

ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. С ней взаимодействует оператор перевозочных документов. Задачи ГИС — верификация данных, выдача УИД, QR-кода, хранение и предоставление сведений из ЭПЛ органам исполнительной власти.

ГИС ЭПД формирует QR-код после того, как первые четыре титула будут подписаны и зарегистрированы в ГИС ЭПД.

QR-код — это набор слайдов с зашифрованными ключевыми сведениями о документе. Если сведений много, слайды последовательно сменяют друг друга. В таком виде водитель видит их у себя на экране смартфона или другого устройства, которым он пользуется.

В каком виде оформляют путевые листы и когда нужно начать пользоваться электронными

Сейчас компании могут выбрать один из двух вариантов оформления путевых листов — электронный или бумажный. Выбранный вариант нужно закрепить в учетной политике.

Государство планирует со временем сделать оформление ЭПЛ обязательным, но конкретные сроки перехода на электронный формат еще не установили. Пока продолжается переходный период.

Изначально планировалось, что с 1 июня 2024 года алкогольная отрасль будет использовать электронные перевозочные документы для доставки алкогольной продукции. Но сроки перенесли на 1 марта 2025 года, чтобы доработать взаимодействие с системами ЕГАИС и ГИС ЭПД.

Почему выгодно пользоваться ЭПЛ уже сейчас

ВАЖНО ПОНИМАТЬ: рано или поздно переход бизнеса на электронные перевозочные документы, включая электронные путевые листы, все равно состоится. Подготовиться к этому нужно заранее.

Переход на электронный формат путевых листов имеет ряд преимуществ. Благодаря ЭПЛ Вы сможете:

Снизить затраты на бумагу, распечатку и хранение, а также избежать расходов в случае утери бумажных документов
Проще контролировать весь документооборот
·Экономить время. Электронный формат избавляет сотрудников от необходимости забирать документ у диспетчера, после окончания смены передавать его в бухгалтерию, а бухгалтера — от обязанности вносить информацию в учетную программу и отправлять бумажный документ в архив.
Удобно хранить путевые листы в электронном архиве — в нем их можно быстро найти