Как подписать документы с помощью электронной подписи

Антонова Ольга

руководитель "ЦСБ Сфера PRO"

Автор:

3 мин

Главная
→
Блог
→
Как подписать документы с помощью электронной подписи

В современном бизнесе практически все сферы деятельности используют электронную подпись для облегчения работы и сокращения временных и трудовых затрат. Это и организация юридически значимого документооборота, и участие в судебных заседаниях, и работа с контролирующими органами и тендерами. Так что же значит термин «подписание документа электронной подписью» и как это сделать?

Электронная подпись — это реквизит электронного документа, который подтверждает достоверность документа его автора, дату подписания и гарантирует, что документ не был изменен, а также, что лицо, подписавшее его имеет все полномочия. Документ, заверенный квалифицированной электронной подписью имеет полную юридическую силу, также как и бумажный документ с подписью и печатью. Порядок подписания документов электронной подписью зависит от того, какой именно документ и через какой сервис требуется подписать.

Электронная подпись для бизнеса

Если вы внедряете у себя на предприятии электронный документооборот между своими сотрудниками или с внешними контрагентами, то тогда подписание всех документов происходит внутри системы. Так продукт АСТРАЛ.ЭДО имеет встроенную возможность подписания документов и отправки конечному получателю.

Если вам необходимо заверить документы на сайте какого-либо контролирующего органа или на сайте электронной торговой площадки, то такой функционал встроен непосредственно в саму систему. Поэтому для корректной работы вам потребуется использовать стандартный набор элементов:

Непосредственно сама электронная подпись, в которой содержится информация о подписанте.
ПП Крипто ПРО — программа шифрования, без которой функционал электронной подписи не работает
Настройка компьютера. Так как подписание происходит онлайн на сайте необходимого ведомства, ваш компьютер должен быть настроен для работы с таким порталом.

Подробнее о порядке получения электронной подписи, настройке вашего компьютера и приобретения дополнительного программного обеспечения можно узнать по ссылке.

Если интернет-ресурс не имеет встроенной функции подписания, то пользователю потребуется приобретать дополнительное программное обеспечение. Некоторые из этих программ имеют бесплатный пробный период, но в итоге придется приобретать платную лицензию. В зависимости от формата документа (word, excel, dpf или другие) применяются различные программы и плагины.

Подписание документов Word, Excel

Для продуктов Microsoft создан специальный плагин, который встраивается в программу и позволяет подписывать итоговый документ электронной подписью - плагин КриптоПро Office Signature. Данная лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Подписание происходит непосредственно внутри продукта Microsoft. Финальная версия документа, заверенная электронной подписью, не может быть изменена. В случае нарушения целостности файла после подписания документа, система будет показывать ошибку «документ был изменен после подписания», что позволяет убедиться в достоверности файла.

Порядок подписания документа

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»
Выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»
В окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера

Целостность проверяется получателем при открытии документа внутри продукта Microsoft: система выдаст сообщение, что документ содержит недействительные электронные подписи, в случае, если документ был изменен после заверения ЭП.

Подписание документов PDF

Особенность подписания документов в формате PDF (ПДФ) внутри программы Adobe Reader состоит в визуализации самой подписи. Если мы подписываем документ в любом другом программном продукте, то такая подпись будет видна только в кодированном виде. При этом на самом документе никаких отметок не будет. Модуль КриптоПро PDF, который входит в состав Adobe Reader, позволяет поставить электронную подпись на документе PDF (ПДФ) и придать этому «штампу» нужную форму и текст. Стоит отметить, что бесплатным этот модуль является только для продукта Adobe Reader, другие программы Adobe требуют покупку лицензии.

Подписание документа с помощью КриптоПро PDF

Нажмите на кнопку «Инструменты», далее найдите и нажмите на кнопку «Сертификаты»
Выберите тип "Цифровая подпись".
Подпись отображается в виде поля подписи в документе и на панели "Подписи"
На следующем шаге в документе следует выделить область для отображения ЭП: нажмите курсором на часть документа, где будет находиться ЭП, и выделите нужную область в документе
Далее откроется окно со списком сертификатов для подписи документа. Выберите нужную и нажмите «ОК»
Для формирования подписи нажмите на кнопку «Подписать»
Укажите название документа и нажмите кнопку «Сохранить»
На документе в указанной области появится информация о подписи, время и дата подписания документа

Подписание документов других форматов (архивы, картинки и т.д.)

Крипто АРМ — специально созданная программа для подписания документов любых форматов и получения как присоединенной, так и отсоединенной электронной подписи. Крипто АРМ является сторонним программным продуктом, который устанавливается на компьютер и работает в связке с ПП КРИПТО ПРО. Но важно понимать, что ПП КРИПТО ПРО является криптопровайдером и его задача — шифрование и передача информации. А КРИПТО АРМ непосредственно позволяет поставить свою электронную подпись на документ любого формата и получить на выходе файл с расширением .sig, который принимается всеми контролирующими органами, в том числе судами. Такой файл можно передавать по электронной почте или прикреплять на сайтах в качестве вложения. Зачастую, органы власти принимают подписанные файлы именно в формате .sig. Также ПП КРИПТО АРМ позволяет не только подписывать, но и шифровать файлы, ставить штампы времени и выбирать нужную кодировку. Этот инструмент гораздо более профессиональный и позволяет использовать большее количество функций.