+7 846 300 44 59
sam.sferapro@yandex.ru
Карла Маркса, д 192, оф 819

Упрощение и оптимизация бизнес-процессов с помощью КЭДО

Антонова Ольга
руководитель "ЦСБ Сфера PRO"
Автор:
5 мин

Что такое КЭДО

Давайте разбираться, что же такое Кадровый электронный документооборот (КЭДО)?

КЭДО — это современный метод работы с кадровыми документами, подразумевающий, что все операции с ними проводятся онлайн.

Подписывать кадровые документы и обмениваться ими можно без бумаги, почты и личных встреч с работниками.

КЭДО обеспечивает организации цифровое ведение и обработку файлов, хранение и передачу данных, позволяет сократить временные и финансовые затраты, повысить эффективность работы и соблюсти требования законодательства.

Почему стоит переходить на КЭДО

✔ Упрощает процесс обработки и контроля над документами, сокращая время на их поиск, передачу и подписание.

✔ Обеспечивает сохранность и конфиденциальность, исключая потерю или несанкционированный доступ.

✔ Позволяет сократить бумажные расходы и затраты на хранение документов.

✔ Способствует автоматизации бизнес-процессов, повышая результативность работы и снижая риск ошибок.

    Какие бумаги переводят в КЭДО и как их подписывать

    КЭДО предоставляет возможность перевести в электронный формат и обработать разнообразные типы документов, которые быстро загружаются в систему.

    В их числе могут быть:
    ● приказы;
    ● трудовые договоры;
    ● соглашения к трудовому договору;
    ● заявления;
    ● отчеты;
    ● справки;
    ● анкеты.

    Поможем с переходом на КЭДО

    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

    Как происходит подписание документов

    Подписание документов в КЭДО происходит при помощи электронной подписи (ЭП), которая обладает юридической силой и заменяет обычную подпись на бумаге. Электронная подпись подтверждает авторство и уникальность содержимого.

    Работодатель подписывает указанные документы электронной подписью (ЭП) и по цифровому каналу передает работнику. Работник ставит свою ЭП, что говорит об ознакомлении с кадровым документом. Подписывает соглашения и договоры, заявления и уведомления и отправляет обратно в компанию.

    При загрузке документа в КЭДО пользователь выбирает соответствующий тип электронной подписи. Система также позволяет указать других участников, которым необходимо принять участие в подписании, чтобы им автоматически пришло уведомление.

    Какие документы нельзя вести в КЭДО

    Минтруд России пояснил (Письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97), что КЭДО не применяется к таким документам как:

    • акт о несчастном случае на производстве;
    • приказ (распоряжению) об увольнении работника*.

    *Если работаете с дистанционными сотрудниками по статье 312.9 ТК РФ, то приказ об увольнении можно перевести в электронный вид документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (журналы регистрации вводного инструктажа, целевого инструктажа, инструктажа на рабочем месте).

    Этапы перехода на кадровый электронный документооборот

    Анализ и подготовка

    Первым шагом является исследование текущих процессов в организации. На этом этапе осуществляется оценка кадровых процессов и определение требований компании в отношении системы КЭДО. Как правило, для этих целей в организации создают специальную рабочую группу, которая разрабатывает план перехода и отвечает за предварительный аудит, соблюдение сроков, составление списка документов.

    Выбор и внедрение КЭДО

    На данном этапе осуществляется выбор подходящего КЭДО, который соответствует вашим потребностям. Подбирать систему нужно с учетом таких критериев, как цена, возможности обучения, простота интерфейса, возможности интеграции с другими сервисами и т.д. После этого проводится установка и настройка системы.

    Адаптация

    Очень важно в компании заранее начинать обучение работе с КЭДО. Работники должны освоить функциональность системы, процессы взаимодействия, а также новые процедуры, связанные с электронным документооборотом. Обучение проводится как в формате тренингов, воркшопов и вебинаров, так и индивидуально: с менеджером, HRом, юристом и т.д.

    Разработка локальной документации

    По закону вы должны создать нормативный акт, где укажете сроки перехода на КЭДО и срок уведомления об этом коллектива, перечень переводимых бумаг, согласие работников по списку и основные данные о выбранной платформе.

    Создание электронных подписей

    Для ведения документооборота в электронном виде сотрудникам понадобятся цифровые подписи. Они могут быть усиленными и простыми, как квалифицированными, так и нет. Выбор конкретного вида подписи зависит от должности (например, УКЭП всегда нужна генеральному директору) и требуемой надежности.

    Перенос информации и запуск

    На стадии переноса всей необходимой информации производится техническая интеграция, т.е. конвертация и перенос существующих кадровых данных в систему КЭДО. Вам потребуется перенести выбранные трудовые договоры, приказы о переводах, отпусках, премиях, соглашения, заявления и пр. Важно соблюдать точность и полноту информации при переносе.

    После переноса проводится проверка функциональности и безопасности КЭДО, чтобы избежать ошибок, сбоев и простоев в работе. Как правило, это имеет формат пилотного проекта. После успешного завершения тестирования система готова к работе и масштабированию на все процессы компании.

    Что нужно знать, чтобы легально переходить на КЭДО

    При переходе на КЭДО важно уведомить сотрудников о процессе внедрения новой системы и получить их согласие:

    1. Подготовьте информационное письмо или уведомление, объясняющее преимущества и необходимость перехода на КЭДО. Укажите, какие изменения внесете, что за документы перейдут в электронный формат и как всё это повлияет на рабочий процесс.
    2. Установите срок, в течение которого сотрудники должны подтвердить свое одобрение перехода на КЭДО. Уведомление о согласии можно организовать с помощью электронной формы, включающей подпись работника.
    3. Проведите информационные сессии, где сотрудники смогут задать вопросы о КЭДО и процессе перехода. Обеспечьте доступ к материалам, которые помогут лучше понять систему.
    Переход на КЭДО – это шаг вперед в современное и эффективное управление кадровыми документами.

    ЦСБ Сфера PRO рекомендует ознакомиться с сервисом Астрал iКЭДО.

    Платформа Астрал iКЭДО полностью обеспечивает ведение кадрового делопроизводства на предприятии: от выпуска электронной подписи для сотрудников до хранения электронных документов. Дистанционный выпуск УНЭП производится прямо из сервиса.

    Легко масштабируйте процессы, принимайте сотрудников из других городов, переводите сотрудников на дистанционную работу, увеличивайте набор без увеличения штата кадровиков.

    Вам также может быть интересно

    Какие услуги мы оказываем

    ЭП - реквизит электронного документа, удостоверяющий личность подписанта, заменяющий синюю печать организации и подпись руководителя.
    Облачный сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО): полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов
    Все виды обучения по тендерам для поставщиков и заказчиков
    Обязательная регистрация в единой информационной системы для поставщиков
    Система поиска и аналитики тендеров Контур.Закупки
    Для получения электронной подписи в Федеральной налоговой службе